Overstappen van arbodienst: waar u op moet letten

Zoek eerst de opzegtermijn op

Arbodienstcontracten lopen door en verlengen zich vaak stilzwijgend. Dat is op zichzelf niet erg, maar het betekent dat er een datum is waarvoor u moet opzeggen, en dat die datum ergens in uw contract staat en niet in uw agenda.

Zoek hem op voordat u offertes aanvraagt. Niet omdat u meteen moet opzeggen — u kunt prima oriënteren terwijl u nog loopt — maar omdat de termijn bepaalt wanneer een overstap realistisch is. Een offerte die drie maanden geldig is en een opzegtermijn van zes maanden passen niet op elkaar.

Lopende verzuimdossiers zijn het echte vraagstuk

Hebt u op het moment van overstappen medewerkers in een verzuimtraject, dan stapt hun dossier mee. Dat vraagt afstemming: de nieuwe bedrijfsarts neemt de begeleiding over, en de wettelijke termijnen in een re-integratietraject lopen gewoon door.

Dit is de plek waar een overstap pijn kan doen, en het is een planningsvraag en geen juridische. Bespreek met de nieuwe arbodienst hoe zij lopende dossiers overnemen voordat u tekent, en vraag de huidige dienst wat zij overdragen.

Zit u midden in een langlopend traject met naderende termijnen, dan is dat vaak een reden om de overstap te plannen op een rustiger moment — niet om ervan af te zien.

Gegevens gaan niet vanzelf mee

Een arbodienst verwerkt gezondheidsgegevens, en die mogen niet zomaar van de ene naar de andere partij. Medische dossiers vallen onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts; overdracht gebeurt tussen artsen en met de juiste grondslag, niet als bijlage bij een contractwissel.

Wat u als werkgever wél hebt en meeneemt, is uw eigen administratie: verzuimcijfers, uw risico-inventarisatie, de rapportages die aan u gericht waren. Zorg dat u die in handen hebt voordat de toegang tot het oude systeem vervalt.

Vraag daar expliciet naar bij het opzeggen. Toegang tot een portaal eindigt vaak op de einddatum van het contract, en wat u dan niet gedownload hebt, is opnieuw opvragen in plaats van openen.

De volgorde die werkt

Zoek de opzegtermijn op. Vraag offertes aan terwijl u nog loopt. Kies, en spreek met de nieuwe partij de overnamedatum en de lopende dossiers door. Zeg dan pas op, met die datum in de hand.

De omgekeerde volgorde — eerst opzeggen en daarna zoeken — komt vaker voor dan u zou denken, meestal omdat de opzegtermijn bijna verstreek. Het levert een deadline op die u niet zelf gekozen hebt, en onderhandelen onder tijdsdruk is duur.